Organiser un événement
Organiser un événement
Vous trouverez ici tous les documents relatifs à l’organisation d’une manifestation dans la ville de Vaison-la-Romaine.
La Ville tient à la disposition des associations un document unique, un “dossier manifestation”, qui rassemble toutes les démarches à mettre en œuvre, tous les aspects à traiter (respect de la réglementation, communication, sécurité, logistique, besoins en matériel…), pour mener à bien le montage d’un événement. Selon le type de manifestations, cela débouche sur des réunions de coordination avec les services de la Ville concernés, qui se mobilisent aux côtés des bénévoles
pour mener à bien leurs projets.
Les dossiers et formulaires sont à télécharger, à remplir puis à renvoyer à
vieassociative@vaison-la-romaine.fr
Dossier de demande d’organisation d’une manifestation :
Réservation des salles municipales pour les associations
Pour l’organisation d’événements, la mairie met à votre disposition des salles et leurs équipements.
Les locaux municipaux mis à disposition des associations :
La Restanco
Le Complexe sportif : gymnase municipal et gymnase régional
Le Dojo
L’Espace Culturel Patrick Fabre
La Maison des associations et du bénévolat
La réservation doit être demandée au minimum 1 mois avant la date de l’événement soit au bureau d’accueil de la maison des associations soit sur le site internet de la Ville.
Réservation de salle :
Demandes de débits de boissons temporaire
PRENDRE RENDEZ-VOUS AVEC LA POLICE MUNICIPAL ET VENIR AU RDV AVEC LES PIÈCES SUIVANTES :
Pièces à fournir pour un débit de boissons temporaires
Courrier de demande adressée à Monsieur le Maire, précisant le nom du demandeur, la raison, le lieu, la date, l’heure un numéro de téléphone et le nom de la personne responsable de la buvette. les horaires que vous indiquez comprennent l’installation et le rangement de la buvette. (Modèle de lettre : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R24391 ; https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R24390)
Photocopie de la carte d’identité ou du passeport de la personne qui doit remplir le CERFA, cette dernière doit-être membre du bureau ou dans le cas contraire obtenir un pouvoir du Président afin de remplir l’autorisation de débit de boissons.
Récépissé de la déclaration de l’association à la Sous-Préfecture (le plus récent)
Copie du procès verbal de l’assemblée générale de début d’année où tous les membres du bureau figurent. (à fournir à la première demande)
Pour les associations sportives : fournir un exemplaire de l’agrément auprès de la direction de la jeunesse et des sports.
ATTENTION
Une fois muni des documents demandés prendre rendez-vous au Police Municipale : 04 90 36 50 06 ou 04 90 06 50 06
Pour les associations : 5 autorisations/an et les demandes doit être faite 15 jours avant la date prévue
Pour les associations sportives : 10 autorisations/an et faire la demande 1 mois avant la date prévue.
Un arrêté d’autorisation d’ouverture d’un débit de boissons temporaire vous sera délivré si votre demande est recevable.
